노션(Notion) 사용한다면 확인해야하는 TO DO LIST 작성법

저는 할 일 정리와 메모 관리에 사용하던 여러 어플을 노션 하나로 해결하고 있습니다. 사용해 보니 일상이 보다 정리된 느낌도 들고 팀원들과 협업하며 쓰기도 좋았습니다. 최근 만난 한 스타트업의 대표님께 '업무 아카이빙은 어떻게 하고 계세요?' 여쭤봤더니, 노션을 사용하신다는 답변을 듣기도 했습니다. 여러모로 활용하기 좋은 어플임에는 틀림없는 것 같습니다만, 아무리 어구가 좋아도 어부가 어구를 사용하는 방법을 잘 모른다면 물고기를 원하는 만큼 낚아내기 어렵겠죠? 노션이 어구라면 어구를 사용하는 방법 중 하나가 TO DO LIST에 대한 고찰이라 할 수 있겠습니다. 데이먼 자하리어즈 저자의 목표를 이뤄내는 기술, TO DO LIST를 참고하여 제가 노션을 사용할 때 도움이 되었던 TO DO LIST의 요모조모에 대해 이야기해 보겠습니다.

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< 목차 >

1. 당신이 TO DO LIST를 작성해야 한다는 신호 : 초조함, 압박감, 죄책감

2. 보다 나은 TO DO LIST 작성 및 활용 방법

3.  TO DO LIST와 함께 살펴봐야 할 것들

 

 

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1. 당신이 TO DO LIST를 작성해야한다는 신호 : 초조함, 압박감, 죄책감

 

우리가 To do list를 활용하는 목적은 할 일을 제대로 해내고 일상을 보다 가뿐하게 만족스럽게 살아가기 위해서입니다. 저는 어느샌가부터 잠자기 전 '아! 오늘 일 정말 보람차게 깔끔하게 잘 마무리했다!'라는 생각으로 편안하게 잠들지 못했습니다. 당장 해야 할 것 같은 일들은 산더미인데, 끝낸 일들은 채 절반이 되지 않았고 눈앞에 벽이 밀려오는 듯한 압박감을 받았습니다. 빨리 돈을 벌어야, 빨리 이 일을 끝내야, 빨리 문제를 해결해야라는 식으로 시작되는 문장들이 머릿속을 가득 채우고 있었습니다. 스트레스가 말도 아니게 많았죠. 삶을 게임에 빗댄다면 내가 살고 싶은 삶은 GTA, 레데리 같은 개방형 혹은 적어도 와우 같은 MMORPG인 것에 반해, 느껴지는 당장의 삶은 끝없이 몰려오는 웨이브를 막아내는데 급급한 디펜스 게임 같았습니다. 자기 계발서, 현인의 문장, 철학서적, 사업가들의 영상을 보며 내 인생의 큰 그림을 다잡고 잘하고 있다고 스스로를 위로해 봐도 자꾸만 현실과 일상의 디테일을 살아내기에는 벅차고 부족함이 느껴졌습니다. 일을 하는 과정에서 잘 진행되고 있다는 개운함과 성과로 인한 성취감보다 벅차고 짓눌리는 느낌을 자주 느끼고 있다면, 생산성을 개선해야 한다는 신호입니다. TO DO LIST는 이미 우리가 메모장이든 수첩이든 노션 등의 어플을 통해서이든 자연스럽게 활용하고 있는 생산성 도구이기 때문에, 조금만 더 현명하게 활용한다면 거창한 변화를 위한 큰 노력 없이 일상이 보다 개운해지는 경험을 할 수 있습니다.

 

2. 보다 나은 TO DO LIST 작성 및 활용 방법

TO DO LIST를 잘 쓰다 보면 일상에 대한 통제감을 통해 안정되고 지속가능한 일상을 살아갈 수 있고, 우선순위에 따라 할 일을 하게 되면 지금 하는 일에 집중할 수 있어서 시간이 절약되고 보다 여유로워집니다. 마감기한을 잘 지키게 되고, 여러 가지 일들을 잊지 않게 되니까 다른 팀원 혹은 거래처와의 협업과 의사소통이 나아집니다. 이렇게 매일 To do list의 할 일 목록을 자기 전 다 지우고 계시다면 지금 방법으로도 충분합니다만, 그렇지 않다면 분명히 개선해야 할 부분이 있습니다. To do list에서 간과하기 쉽고 개선하기도 좋은 몇 가지를 살펴보겠습니다.

 

- 목적 : To do list는 자칫 수많은 일들을 빠짐없이 마치기 위해 사용한다고 생각하기 쉽지만, 사실 정말 해야할 일들을 정리해서 집중할 수 있는 도구입니다. 꼭 해야만 하는 일들을 골라내고 그 일들에 집중하기 위해 To do list를 사용한다는 생각만으로도 하루가 보다 가뿐해지는 경험을 할 수 있습니다.

 

- 마감 : 각 항목들의 마감을 분명히 적어놓지 않은 경우가 의외로 흔합니다. 책에서는 '일은 주어진 시간이 소진될 때까지 하염없이 늘어진다.'라는 인용구를 활용해서 경각심을 주는데요. 마감이 덧붙여지지 않은  일은 그저 하고 싶은 일에 불과합니다. 어느 일이 더 중요하고 급한지 판단하여 바로 지금 집중해야 할 항목을 줄이고, 다가오는 기한에 대한 긴장감을 느끼면 우리는 그나마 미루지 않고 일을 합니다. 마감은 적어놓기만 해도 뭔가 다 한 것만 같은 만족감을 넘어서서 실제로 일을 하게 만드는 채찍질입니다. 내가 해야할 일들에 마감기한을 적어두세요.

 

- 분량 : 우리의 머리는 생각보다 다양한 것에 동시에 신경을 쓰기 어렵습니다. 해야할 일들을 주욱 늘어뜨려 모두 적는 것은 작성하는 동안 머릿속의 고민을 쏟아내고 잊지 않을 수 있다는 점에서는 도움이 됩니다. 하지만 선택 안이 너무 많아서 어떤 것을 먼저 할지 결정피로를 느끼게 되고, 너무 많은 일은 결국 통제를 벗어나서 모두 해내지 못합니다. 그렇게 실패가 잦아지면 우리의 뇌가 실패를 당연하게 받아들여서 제시간에 일을 마무리하겠다는 의욕을 잊게 되죠. 

조금 더 엄격하게 현실 상황을 인지할 필요가 있습니다. 우리가 하루에 쓸 수 있는 시간은 제한되어 있습니다. 이것은 노력하거나 굳게 다짐하여 의지를 불태운다고 해결되는 문제가 아닙니다. 냉정하게 해야 하는 일의 가짓수를 제한하여 성취하고 사소한 것은 미루거나 포기하는 것이 우물쭈물 다 하고 싶다고 응석 부리다가 모두 다 망쳐버리는 것보다 현명한 일입니다.

추천할만한 방법은 단순히 잊지 않아야 할 것들을 쭉 적어두고, 그중에서 우선순위가 높고 처리하는데 30분 이상 걸리는 일들을 7개로 제한하여 적는 방법입니다. 집중력과 사고력을 덜 소모하고 잡다하게 처리해야 하는 것들은 덩어리로 묶어서 시간이 걸리는 일들 사이에 30분-1시간 정도 따로 시간을 내어 한꺼번에 몰아서 처리하면 좋습니다. 성취 목표나 마감기한이 뚜렷하지 않은 하고 싶은 일들은 별도로 위시리스트에 적어두고 To do list에는 포함하지 않습니다. 하는 일이 오랜 기간 많은 공을 들여서 꾸준히 해내야 하는 큰 프로젝트라면, 성취목표를 아주 잘게 나눠서 오늘 할 수 있는 정도의 목표를 잡습니다. 예를 들어, 집 청소하기는 화장실청소, 침실청소 등으로 나눌 수 있고 나아가서 화장실 세면대 물때 제거, 침실 침구 먼지 털기 정도로 잘게 나눌 수도 있습니다. 마감시한과 내 능력 등을 고려해서 일을 쪼개어 추진한다면 보다 나은 성과를 얻을 수 있습니다.

 

- 맥락 : TO DO LIST의 항목들 중 주요한 7가지는 대체로 큰 프로젝트의 일부이거나 다른 일들과 연결되어 있을 수 있습니다. 단순히 나열된 항목은 그 맥락을 파악하는데 일부러 다시 기억해 내고 신경을 써야 하는 노력이 필요합니다. TO DO LIST를 작성하는 과정에서 각 항목들이 어떤 프로젝트의 어느 진행단계에서 어떤 목표를 향해 추진하는 지와 함께 적혀있다면 일을 효과적으로 수행할 수 있습니다.

 

- 명확 : 자칫 적어두고 읽어도 뭘 해야 할지 모르는 항목들이 있을 수 있습니다. 가령 국세청에 전화하기 정도로만 적어두는 것보다는 간단명료한 항목의 주변에 추가로 어떤 이유로 전화를 해야 하고 무엇을 확인해야 하는지 간단히 적어둔다면 업무수행의 속도가 훨씬 빨라질 수 있습니다. 각 항목을 명사로 끝내기보다 능동형의 동사로 명확하게 표현하는 것도 좋은 방법입니다.

 

 

3. TO DO LIST와 함께 살펴보아야 할 것들

TO DO LIST는 아주 좋고 간단한 생산성도구이지만, 이 자체만으로 완벽할 수 없습니다. TO DO LIST를 아무리 현명하게 작성하여 활용하더라도 그날의 몸 상태, 감정 상태에 따라 실행력이 떨어질 수도 좋아질 수도 있는 것은 당연합니다. 이를 위해 현명한 생산성도구의 활용만큼이나 건강한 라이프스타일의 추구가 필요합니다. 예를 들어 과도하게 초조하거나 우울감을 겪고 스트레스가 만성적이라면 주의가 산만해지고 창의력이나 사고력이 떨어져서 의사결정을 하기도 힘들어집니다. 업무나 개인적인 성취와 관련되어해야 할 것을 해내야만 해결되는 감정들은 일을 결국 해내는 수밖에 없습니다. 매주 TO DO LIST를 검토해서 지속가능한 방법을 찾아내는 등의 요령으로 일을 해나가는 것도 방법입니다. 그에 반해 자기 암시, 명상 등의 방법은 우리가 먹는 비타민, 오메가 3 등 건강기능식품처럼 먹으면 평소에 도움은 되지만 약처럼 직접적으로 당장 눈앞의 문제를 해결해주지는 않습니다. 그렇다고 감정을 덮어두다가는 나중에 오히려 더 크게 터져 나와 일상을 망가뜨리기도 합니다. 아무리 좋은 to do list, 혹은 좋은 생산성기법도 모든 것을 다 뒤엎어버리고 싶은 분노나 절망적인 감정선에 휘말린다면 의미가 없습니다. 그때그때 스스로의 감정을 알아봐 주고 확인하며 건강한 감정관리를 하고 나아가서 건강한 라이프스타일을 지향하는 것이 생산성의 기법을 논하기 이전의 기본이라고 생각합니다.

 

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누군가 책을 마지막 페이지까지 한 장씩 보고 덮는 것은 쉽지만 책의 내용을 토대로 시도해 보고 실험해 보고 그대로 살아내는 것은 다른 차원의 이야기이고, 그것이야말로 결국 책을 잘 읽은 것이다라는 이야기를 했습니다. TO DO LIST 작성법 또한 복잡하지 않은 내용이지만 스스로의 삶에 적용하는 것은 또 다른 차원의 이야기이고 결국 각자 적용해 보면서 스스로에게 최적화된 방법을 찾아야 합니다. 제가 오늘 정리해 드린 간단한 팁들이 글을 읽으신 분들의 TO DO LIST, 나아가서 개운한 매일을 만들어가는데 도움이 되기를 바랍니다.